Privacy & Cookie Beleid

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

Deze website en de via deze website georganiseerde gegevensverwerkingen worden beheerd door:

Dive Pro Group BV, 

Maatschappelijke zetel: Nijverheidsstraat 70, bus 0.1, B-2160 Wommelgem (België), Ondernemingsnummer (KBO/BCE): 0791.391.029.

• E-mail: info@diveprogroup.be
• Website: www.diveprogroup.be

Dive Pro Group is voor de in dit beleid beschreven verwerkingen in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke, behalve wanneer in dit beleid uitdrukkelijk wordt vermeld dat een externe partij optreedt als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke of eigen dienstverlener met eigen verantwoordelijkheid.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via de website van Dive Pro Group, inclusief gegevens die worden verzameld of gebruikt in het kader van:

het bezoeken van de website, het invullen van contact- of inschrijfformulieren, het aanvragen van informatie, het boeken van opleidingen, initiaties, events, reizen, workshops of andere diensten, het verwerken van betalingen, het administratief opvolgen van klanten- en cursistendossiers, het aanvragen of registreren van brevetten via PADI (Professional Association of Diving Instructors), het administratief verwerken van bepaalde membership-, veiligheids- of verzekeringsgerelateerde gegevens via DAN Europe wanneer dit in het kader van de gekozen dienstverlening nodig is, en het gebruik van cookies of gelijkaardige technologieën.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Dive Pro Group kan, afhankelijk van uw gebruik van de website en van de door u gevraagde dienst, onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

uw naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, facturatiegegevens, betaalstatus, communicatievoorkeuren, klant- of dossiernummer, informatie over uw reservatie of inschrijving, gegevens met betrekking tot door u gekozen opleidingen, events of diensten, informatie die nodig is voor brevetaanvragen, opleidingsregistratie of administratieve opvolging via PADI, en informatie die nodig is voor bepaalde membership-, veiligheids- of verzekeringsgerelateerde administratieve processen via DAN Europe.

Daarnaast kunnen wij technische gegevens verwerken zoals IP-adres, apparaatgegevens, browsergegevens, taalinstellingen, gebruiksgegevens van de website en cookie-identificatoren, voor zover dat in overeenstemming is met de toepasselijke regels en uw cookiekeuzes.

Dive Pro Group verwerkt in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens via de website, tenzij dat uitzonderlijk noodzakelijk is voor een specifieke dienst of veiligheidscontext en hiervoor een duidelijke rechtsgrond, informatieverstrekking en passende procedure bestaat. Waar gezondheids- of veiligheidsgegevens buiten de website worden verzameld via intake-, incident- of veiligheidsdocumenten, worden die bij voorkeur geregeld in afzonderlijke documentatie.

4. Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen

Wij verkrijgen persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u deze aan ons verstrekt via de website, e-mail, telefoon, contact- of inschrijfformulieren, bestellingen of boekingen.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens ontvangen of genereren via gekoppelde administratieve systemen, betaalproviders, PADI-platformen, DAN Europe-processen of andere partners wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de door u gevraagde dienst, de administratieve afhandeling, brevetregistratie, betalingsverwerking, veiligheidsopvolging of klantenondersteuning.

5. Voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken

Dive Pro Group verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden.

Wij verwerken uw gegevens in de eerste plaats om op uw vraag te reageren, contact met u op te nemen, informatie te verstrekken, reservaties of inschrijvingen te behandelen en overeenkomsten voor opleidingen, events, producten of diensten uit te voeren.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens voor klanten- en dossieradministratie, planning, facturatie, boekhouding, opvolging van betalingen, kwaliteitsopvolging, interne organisatie, geschillenbeheer, fraudepreventie, beveiliging van systemen en het naleven van wettelijke verplichtingen.

Wanneer u zich inschrijft voor opleidingen of trajecten waarvoor certificering of registratie vereist is, kunnen wij uw persoonsgegevens ook verwerken voor opleidingsadministratie, brevetaanvraag, validatie van cursusgegevens, registratie en opvolging via PADI. PADI gebruikt digitale registratie- en certificeringsprocessen, wat operationeel relevant is voor de uitvoering van opleidingen en brevetten.

Wanneer een gekozen dienst, event, reis, membership of veiligheidscontext dat vereist, kunnen persoonsgegevens eveneens worden gebruikt voor bepaalde administratieve processen richting DAN Europe, bijvoorbeeld voor membership-, veiligheids-, assistentie- of verzekeringsgerelateerde opvolging, voor zover dat nodig is voor de door u gevraagde dienstverlening of de correcte administratieve afhandeling. DAN Europe verwerkt zelf persoonsgegevens in het kader van zijn diensten, memberships en policies.

Betalingsgegevens worden verwerkt om online betalingen veilig te laten verlopen via Mollie. Mollie treedt voor bepaalde verwerkingen op als eigen verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG.

Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken voor nieuwsbrieven, commerciële communicatie of gepersonaliseerde marketing, voor zover u zich daarvoor heeft ingeschreven of geldig toestemming heeft gegeven.

Wij kunnen ten slotte technische en analytische gegevens gebruiken om de website te beveiligen, te verbeteren, fouten op te sporen, prestaties te analyseren en gebruiksstatistieken op te maken, maar voor niet-noodzakelijke cookies of trackingtechnologieën gebeurt dit uitsluitend binnen de grenzen van uw cookiekeuzes en de toepasselijke regelgeving.

6. Op welke rechtsgronden wij persoonsgegevens verwerken

Dive Pro Group verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden:

• de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• ons gerechtvaardigd belang, voor zover uw belangen of fundamentele rechten niet zwaarder wegen;
• uw toestemming, wanneer die wettelijk vereist is of wanneer wij ervoor kiezen daarop te steunen.

De uitvoering van een overeenkomst is bijvoorbeeld de passende rechtsgrond voor inschrijvingen, boekingen, klantenadministratie, betalingsopvolging, opleidingsorganisatie, brevetaanvragen en de daarmee samenhangende doorgifte aan PADI wanneer dat noodzakelijk is om de gevraagde opleiding of certificering correct uit te voeren.

Wettelijke verplichtingen kunnen spelen bij boekhouding, facturatie, bepaalde fiscale bewaarplichten en medewerking aan bevoegde autoriteiten.

Het gerechtvaardigd belang kan onder meer relevant zijn voor interne organisatie, kwaliteitsbeheer, beperkte direct customer service-opvolging, netwerk- en informatiebeveiliging, geschillenbeheer en bewijsvoering.

Toestemming is in het bijzonder relevant voor niet-noodzakelijke cookies, tracking, bepaalde marketingcommunicatie en alle verwerkingen waarvoor de wet of goede praktijk een duidelijke voorafgaande toestemming vereist. De Belgische toezichthouder benadrukt dat analytische cookies in principe niet als strikt noodzakelijk gelden.

7. Aan wie wij persoonsgegevens kunnen doorgeven

Dive Pro Group verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen uw persoonsgegevens wel delen met externe dienstverleners en partners wanneer dat nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden, waaronder IT- en hostingleveranciers, websitebeheerders, e-mail- en communicatieleveranciers, boekhoudkundige of administratieve dienstverleners, professionele adviseurs, betaalproviders, opleidings- en certificeringsplatformen en, waar relevant, organisaties die betrokken zijn bij de administratieve uitvoering van een door u gekozen opleiding, brevet, membership, event, reis of veiligheidsgerelateerde dienst.

Meer concreet kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:

PADI, voor zover nodig voor cursistenregistratie, opleidingsopvolging, validatie van cursusdossiers, brevetaanvragen, brevetregistratie en aanverwante administratieve processen;

DAN Europe, voor zover nodig voor bepaalde membership-, veiligheids-, assistentie- of verzekeringsgerelateerde administratieve processen die verband houden met de door u gevraagde dienstverlening;

Mollie, voor de verwerking van online betalingen. Mollie heeft hierbij een eigen rol en eigen privacydocumentatie.

Wanneer externe partijen persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, zorgen wij waar vereist voor passende contractuele afspraken. Wanneer een externe partij evenwel zelf de doeleinden en middelen van de verwerking bepaalt, handelt die partij als eigen verwerkingsverantwoordelijke.

8. Internationale doorgiften

Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt via internationale platformen of dienstverleners, kunnen uw gegevens buiten België en, in bepaalde gevallen, buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn.

In dat geval streeft Dive Pro Group ernaar enkel samen te werken met partijen die passende waarborgen bieden, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, toepasselijke standaardcontractbepalingen of andere wettelijk aanvaarde mechanismen.

Omdat PADI, DAN Europe en bepaalde technische dienstverleners grensoverschrijdend kunnen opereren, moet in de praktijk worden nagegaan welke concrete doorgiften effectief plaatsvinden en op welke juridische basis die rusten. Dat moet ook overeenstemmen met de werkelijk gebruikte tools en accounts.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van wetgeving, bewijsvoering, geschillenbeheer of legitieme dossieropvolging.

In de regel bewaren wij:

contactaanvragen gedurende de termijn die nodig is om uw vraag te behandelen en op te volgen;

klant- en inschrijvingsgegevens zolang nodig voor de uitvoering van de overeenkomst en een redelijke nadienperiode voor administratie en bewijsvoering;

facturatie- en boekhoudgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijnen;

gegevens inzake brevetaanvragen, opleidingsdossiers en administratieve opvolging zolang dat noodzakelijk is voor certificering, dossierintegriteit, kwaliteitsborging en bewijspositie;

cookiegegevens volgens de duur die in het cookieoverzicht wordt vermeld of tot intrekking van uw toestemming, voor zover toepasselijk.

Concrete bewaartermijnen moeten intern verder worden afgestemd op jullie werkelijke administratieflow, dossierbeheer en auditnoden.

10. Beveiliging

Dive Pro Group neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging of onrechtmatige verwerking.

Deze maatregelen omvatten, voor zover passend, toegangsbeperking, wachtwoordbeheer, beveiligde verbindingen, rolgebaseerde toegang, logging, back-up, leverancierscontrole en organisatorische procedures die passen bij de aard van de gegevens en de activiteiten van Dive Pro Group.

Geen enkel systeem is echter volledig risicovrij. Daarom verbindt Dive Pro Group zich ertoe om beveiliging proportioneel, risicogebaseerd en operationeel werkbaar te benaderen.

11. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, het recht op inzage in uw persoonsgegevens, het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens, het recht op wissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, heeft u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Die intrekking tast de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen niet aan.

U kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via: privacy@diveprogroup.be. Om misbruik te vermijden, kunnen wij redelijke verificatie van uw identiteit vragen.

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit.

12. Minderjarigen

Onze website en diensten zijn in principe niet gericht op kinderen zonder betrokkenheid van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Voor opleidingen, initiaties of activiteiten waarbij minderjarigen betrokken zijn, kunnen bijkomende toestemmingen, verklaringen of administratieve waarborgen vereist zijn.

Voor zover persoonsgegevens van minderjarigen worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend in het kader van de relevante dienstverlening en met passende betrokkenheid van ouder of voogd, voor zover wettelijk of operationeel vereist.

13. Externe websites en platformen

De website van Dive Pro Group kan links bevatten naar websites of platformen van derden, waaronder PADI, DAN Europe, Mollie of sociale mediaplatformen. Dive Pro Group is niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging of privacypraktijken van zulke externe websites.

Wij raden aan om steeds ook het privacybeleid van die derde partijen te raadplegen. Dat geldt in het bijzonder voor Mollie, PADI en DAN Europe, gelet op hun eigen rol in respectievelijk betalingsverwerking, brevetadministratie en bepaalde membership-, veiligheids- of verzekeringsgerelateerde processen.

14. Cookies en gelijkaardige technologieën

Onze website gebruikt cookies en mogelijk gelijkaardige technologieën zoals pixels, tags, scripts of local storage. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw toestel worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt.

Wij gebruiken cookies om de website technisch te laten functioneren, uw voorkeuren te onthouden, de veiligheid van de website te ondersteunen, verkeer en gebruik te analyseren en, indien van toepassing, marketing of embedded content mogelijk te maken.

Volgens de Europese en Belgische regels mogen strikt noodzakelijke cookies zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst voor zover zij echt noodzakelijk zijn voor een door de gebruiker gevraagde dienst of voor het goed functioneren van de website. Voor analytische, voorkeur-, marketing- of trackingcookies is in beginsel voorafgaande toestemming vereist, tenzij een cookie aantoonbaar onder een vrijstelling valt. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit benadrukt uitdrukkelijk dat analytische cookies in principe niet noodzakelijk zijn.

15. Welke soorten cookies wij gebruiken

15.1 Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig voor de technische werking van de website, beveiliging, sessiebeheer, formulierfunctionaliteit, taalinstellingen, betalingsstroom of andere functies die essentieel zijn om een door u gevraagde dienst correct te leveren.

Zonder deze cookies kan de website of een gevraagde functionaliteit mogelijk niet correct werken.

15.2 Voorkeurscookies

Deze cookies onthouden keuzes die u maakt, zoals taal, regio of interfacevoorkeuren, om uw gebruikservaring te verbeteren.

Deze cookies worden enkel gebruikt voor zover dat wettelijk is toegestaan of nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven, indien vereist.

15.3 Analytische cookies

Deze cookies helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van de website, het aantal bezoekers, bezochte pagina’s, verkeersbronnen, foutmeldingen en prestatieproblemen.

Voor zover analytische cookies niet onder een uitzonderingsregime vallen, worden zij pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Wij richten onze website en cookiebanner daarop in. De GBA heeft publiek verduidelijkt dat analytische cookies in principe niet strikt noodzakelijk zijn.

15.4 Marketing- en trackingcookies

Deze cookies kunnen worden gebruikt om surfgedrag te volgen, content of advertenties te personaliseren, de effectiviteit van campagnes te meten of integraties met sociale media of advertentienetwerken mogelijk te maken.

Dergelijke cookies worden uitsluitend geplaatst nadat u daar geldig toestemming voor heeft gegeven.

16. Cookiekeuzes en toestemming

Bij uw eerste bezoek aan de website krijgt u de mogelijkheid om uw cookievoorkeuren te beheren. Niet-noodzakelijke cookies worden in beginsel pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

U kan uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via deze link of via de instellingen van uw browser, met dien verstande dat het uitschakelen van bepaalde cookies de werking van delen van de website kan beïnvloeden.

De toestemming voor cookies moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. Vooraf aangevinkte vakjes of banners die niet echt een keuze laten, zijn niet de juiste aanpak onder de geldende regels. Dat volgt uit de cookieregels en het algemene transparantie- en toestemmingskader.

17. Overzicht van gebruikte cookies

Dive Pro Group streeft ernaar een actueel overzicht te publiceren van de werkelijk gebruikte cookies, inclusief naam, aanbieder, doel, bewaartermijn en categorie.

Dat overzicht kan worden aangevuld of aangepast wanneer de website, gebruikte tools, betaalmodules, formulieren, video-embeds, analysetools of marketingintegraties wijzigen. Het actuele overzicht maakt integraal deel uit van dit beleid.

Voorbeeldformulering voor op de website:

“Een actueel en gedetailleerd overzicht van de op deze website gebruikte cookies, inclusief aanbieder, doel, categorie en bewaartermijn, is beschikbaar via onze cookiebanner en cookie-instellingen.”

18. Online betalingen via Mollie

Voor online betalingen maakt Dive Pro Group gebruik van Mollie als betaalprovider. Wanneer u via onze website een betaling uitvoert, worden de gegevens die nodig zijn om de betaling te verwerken gedeeld met Mollie.

Die gegevens kunnen onder meer betrekking hebben op uw identiteit, contactgegevens, betaalinformatie, transactiegegevens, orderreferentie, IP-adres en fraude- of veiligheidsrelevante metadata, voor zover nodig voor de correcte afhandeling en beveiliging van de betaling.

Mollie heeft voor bepaalde verwerkingen een eigen verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke en beschikt over een eigen privacybeleid. Dive Pro Group raadt gebruikers aan ook de privacydocumentatie van Mollie te raadplegen. Mollie bevestigt bovendien dat een verwerkersovereenkomst niet in alle gevallen passend is, juist omdat Mollie niet steeds louter “in opdracht” verwerkt.

19. Opleidingsadministratie en brevetaanvragen via PADI

Wanneer u zich inschrijft voor opleidingen, trajecten of andere certificeringsgebonden diensten, kan Dive Pro Group de persoonsgegevens verwerken die nodig zijn om uw opleiding te organiseren, administratief op te volgen, cursusdossiers te beheren en brevetaanvragen of certificeringen via PADI te registreren en te behandelen.

Dat kan onder meer betrekking hebben op identificatiegegevens, contactgegevens, geboortedatum, opleidingsniveau, cursusinformatie, voortgang, administratieve dossiergegevens en gegevens die nodig zijn om uw brevet of opleidingsstatus correct te registreren.

PADI werkt met digitale leer-, registratie- en certificeringsprocessen. Voor zover de door u gekozen dienst dat vereist, stemt u ermee in dat de voor die administratieve doeleinden noodzakelijke gegevens via de relevante PADI-omgeving worden verwerkt.

20. Administratieve processen via DAN Europe

Wanneer de aard van de door u gekozen dienst, activiteit, reis, event, opleiding of veiligheidscontext dit vereist, kan Dive Pro Group persoonsgegevens verwerken en doorgeven voor bepaalde administratieve processen via DAN Europe, waaronder membership-, veiligheids-, assistentie- of verzekeringsgerelateerde opvolging, voor zover dat nodig is voor de correcte uitvoering of administratie van de gekozen dienst.

De concrete categorieën van gegevens en de noodzaak ervan hangen af van de specifieke dienst of context. Dive Pro Group beperkt zulke doorgiften tot wat redelijkerwijs nodig is voor het beoogde administratieve doel. DAN Europe beschikt over eigen privacydocumentatie voor de gegevensverwerkingen binnen zijn diensten en policies.

21. Wijzigingen aan dit beleid

Dive Pro Group kan dit privacy- en cookiebeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen aan de website, de dienstverlening, gebruikte platformen, wettelijke verplichtingen of toezichtspraktijk.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website. Bij wezenlijke wijzigingen kan aanvullende kennisgeving worden gegeven waar dat passend of wettelijk vereist is.

22. Contact

Voor vragen over dit privacy- en cookiebeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u contact opnemen via:

Dive Pro Group

Global Manegement & Training Comm.V.

privacy@diveprogroup.be

Telefoon: +32 (0)3 377 43 80